เทคนิคการสั่งงาน

                                                                                                         

ความหมายของการสั่งงาน

·       การสั่งให้บุคคลที่อยู่ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง และตรวจสอบดูว่าเขาเหล่านั้นได้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สุดเท่าที่สามารถทำได้หรือไม่

·       การที่ผู้บริหารใช้ความสามารถชักจูงหว่านล้อมให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานเหล่านั้นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ

·       ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงคนงานให้ปฏิบัติอย่างดีที่สุดจนกระทั่งองค์การสามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้ 

การสั่งงานที่มีประสิทธิภาพ

การสั่งงานที่ดี เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการแนะนำงานในส่วน/ แผนก ให้กับลูกน้องใหม่ หรือเพิ่งย้ายเข้ามาในส่วน/แผนก นั้น ได้ทราบ เพื่อให้เข้าใจภาพรวมของงาน และเข้าใจถึงความสัมพันธ์ระหว่างงานที่เขาต้องทำ กับงานโดยส่วนรวม นอกจากนี้ การสั่งงานยังจำเป็น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ขั้นตอน วิธีการทำงาน รวมทั้งเมื่อมีงานใหม่ๆที่จะให้ลูกน้องทำ

องค์ประกอบที่สำคัญของการสั่งงาน

1.       ผู้บริหาร หรือ ผู้นำองค์การ  พฤติกรรมของผู้นำในการแสดงออกมีผลต่อการชักจูงผู้ใต้บังคับบัญชา

2.       ผู้ใต้บังคับบัญชา  เป็นปัจจัยพื้นฐานของพฤติกรรมทั้งปวง

3.       แรงจูงใจ  เป็นตัวขับเคลื่อนให้เกิดพฤติกรรม

4.       การติดต่อสื่อสาร เป็นเครื่องมือในการสั่งการระหว่างผู้บริหารกับผู้ใต้บังคับบัญชา

ในการสร้างความเข้าใจระหว่างกัน

ประเภทของการสั่งงาน

1.       แบบออกคำสั่ง (Command)

2.        สั่งงานแบบขอร้อง (Request)

3.        สั่งงานแบบให้คำแนะนำ (Suggest)

4.        สั่งงานแบบอาสาสมัคร (Volunteer)

แบบออกคำสั่ง (Command)ควรใช้เมื่อ

·       ผู้รับคำสั่งดื้อด้าน เกียจคร้านหรือชอบหลีกเลี่ยงงาน

·       เป็นกรณีฉุกเฉินหรือเร่งด่วน หรือมีอันตรายร้ายแรง

·       ต้องการความเด็ดขาด หรือต้องการให้ปฏิบัติโดยเคร่งครัดทันทีทันใด

 

สั่งงานแบบขอร้อง (Request) ควรใช้เมื่อ

l    ลูกน้องสูงอายุ หรือเป็นคนช่างคิดหรือมีความน้อยเนื้อต่ำใจ

l    สถานการณ์เป็นปกติไม่เร่งร้อน

l    เปิดโอกาสให้ผู้รบคำสั่งมีเสรีภาพใช้ดุลพินิจตัดสินใจด้วยตนเองได้บ้าง

สั่งงานแบบให้คำแนะนำ (Suggest) ควรใช้เมื่อ

l    ลูกน้องมีความรับผิดชอบสูงและมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องนั้นอยู่แล้ว รวมทั้งมีความรู้ความสามารถหรือมีความชำนาญดี

l    สถานการณ์ในขณะนั้นเอื้อให้เกิดความคิดริเริ่มหรือมีความกระตือรือร้น

l    ลักษณะการบังคับบัญชา เป็นแบบเปิดให้มีอิสระที่จะเลือกปฏิบัติได้

สั่งงานแบบอาสาสมัคร (Volunteer) ควรใช้เมื่อ

l    ผู้รับคำสั่งมีบุคลิกลักษณะให้ความร่วมมือดี

l    สถานการณ์ผิดจากยามปกติ

l    ผู้รับคำสั่งไม่อยู่ใต้การบังคับบัญชาโดยตรง ไม่มีอำนาจหน้าที่ตามระเบียบข้อบังคับที่จะให้ผู้รับคำสั่งต้องกระทำ

ขั้นตอนในการสั่งงาน

1. การวางแผน/เตรียมสั่งงาน

            -ทำไม (จุดประสงค์การสั่งงาน/ผลงานที่ต้องการ)

            - อะไร (เนื้อหาของงานที่จะสั่ง)

            - ใคร(คนที่จะรับคำสั่งงาน)

            - อย่างไร (วิธีการสั่งงาน/ วิธีกระตุ้นความสนใจของลูกน้อง)

            - เมื่อไหร่ (เวลาที่เหมาะกับการสั่งงาน)

            - ที่ไหน (สถานที่ที่เหมาะกับการสั่งงาน)

2. การสั่งงาน

·       กระตุ้นความสนใจของลูกน้อง หัวหน้างานจะต้องดึงความสนใจของลูกน้องให้ได้   การให้ลูกน้องมีส่วนร่วมในการถามคำถาม ทวนประเด็น หรือทดลองทำตลอดช่วง                      

เวลาที่สั่งงาน เป็นวิธีการที่ดีอีกวิธีการหนึ่ง

·       เริ่มสั่งงาน ตามแผนที่วางไว้ หัวหน้างานอธิบายจุดประสงค์ของงาน ระบุสิ่งที่ต้องดำเนินการ มาตรฐานการทำงาน/ ปฏิบัติงาน เวลาที่จะเริ่มต้นและสิ้นสุดของงาน  สถานที่ที่จะดำเนินการ หัวหน้างานอาจใช้การสาธิต หรือ ให้ลูกน้องทดลองปฏิบัติตามขั้นตอนที่เตรียมไว้

·       ทดสอบความเข้าใจของลูกน้อง ต้องทดสอบความเข้าใจของลูกน้องอย่างสม่ำเสมอ  ตลอดการสั่งงาน ประเด็นสำคัญที่หัวหน้างานจะต้องทดสอบว่าลูกน้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับงานที่สั่ง  ได้แก่

           1. จุดประสงค์ของการสั่งงาน ในหลายๆ กรณีมักจะ    หมายถึงผลลัพธ์   ผลงานที่คาดหวังจะได้รับ

                                2. สิ่งที่ลูกน้องจะต้องดำเนินการ มาตรฐานการปฏิบัติงาน

                                3. วันและเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานที่สั่ง

                                4. สถานที่ที่จะดำเนินการ

3.การติดตามผล  คือ การติดตามความคืบหน้าของการนำคำสั่งงานนั้นไปดำเนินการเนื่องจากบางครั้ง     อาจมีการดำเนินการที่ผิดไปจากคำสั่งงานได้ เมื่อเกิดกรณีดังกล่าวขึ้น หัวหน้างานสามารถช่วยเหลือ ให้คำแนะนำแก่ลูกน้องให้แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น ในการ   วางแผน/เตรียมการสั่งงาน จำเป็นต้องคิดถึงแผน หรือติดตามผลด้วย

วิธีการในการสั่งงาน

สั่งเป็นลายลักษณ์อักษร

1.       เมื่อต้องการส่งคำสั่งไปอีกแห่งหนึ่งทราบโดยแน่ชัด

2.       เมื่อผู้รับคำสั่งเข้าใจช้าหรือขี้ลืม

3.       คำสั่งนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อยมาก ยากแก่การจำ

4.       สั่งเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อต้องการให้ผู้รับคำสั่งเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรง

5.       เมื่อคำสั่งนั้นเป็นคำสั่งสำคัญและต้องปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง

6.       คำสั่งที่เป็นตัวเลข หรือกำหนดระยะเวลา จำนวน ที่แน่นอน

7.       เป็นเรื่องที่มีรายละเอียดข้อมูลหรือตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงและแน่นอน

8.       เป็นเรื่องสำคัญหรือซับซ้อนและจำเป็นต้องติดตามให้ปฏิบัติอย่างถูกต้องโดยเคร่งครัด

9.       เมื่อต้องการให้มีหลักฐานอ้างอิงในภายหลัง

10.    เมื่อเป็นงานที่มีขั้นตอนการปฏิบัติและติดตามผล

11.    เมื่อคำสั่งที่ต้องการถ่ายทอดไปสู่อีกสถานที่หนึ่งหรือไปอีกหน่วยงานหนึ่ง

12.    ต้องการระบุให้ผู้รับคำสั่ง รับผิดชอบต่อเรื่องนั้นให้แน่ชัดลงไป

13.    ผู้ที่รับคำสั่งเป็นผู้ที่เข้าใจช้าหรือชอบหลงลืม

14.    ผู้จะต้องปฏิบัติหลายฝ่ายและหลายคน

15.    เมื่อต้องอ้างถึงกฎระเบียบหรือคำสั่งของผู้บริหารระดับสูง

16.    เมื่อคำสั่งในเรื่องทั่วๆ ไปที่จะต้องติดประกาศหรือเวียนแจ้งรับรู้อย่างกว้างขวาง

ข้อบกพร่องที่อาจเกิดจากการสั่งงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร

l    ข้อความของคำสั่งยาวเกินไป

l    ซับซ้อนยุ่งยากต่อความเข้าใจ

l    ไม่เรียงลำดับให้เข้าใจง่าย

l    ให้ศัพท์ทางวิชาการ(Technical  Term)มากเกินไป

l    ใช้คำย่อหรืออักษรย่อซึ่งไม่เป็นที่เข้าใจ

การสั่งด้วยวาจา

1.       เป็นคำสั่งที่ไม่มีรายละเอียด

2.       เป็นคำสั่งในกรณีที่ไม่เหมาะสมจะเป็นคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรไว้เป็นหลักฐาน 

3.       เมื่อต้องการอธิบายคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เข้าใจยิ่งขึ้น

4.       คำสั่งที่ไม่ค่อยมีความสำคัญมาก

5.       เป็นการย้ำคำสั่งเดิมที่สั่งไว้เป็นลายลักษณ์อักษรไว้แล้ว 

สั่งด้วยวาจา ควรเลือกใช้ในกรณีดังต่อไปนี้

1.       เป็นคำสั่งเกี่ยวกับงานประจำที่เข้าใจดีอยู่แล้ว

2.       เป็นกรณีฉุกเฉินต้องปฏิบัติโดยเร่งด่วน

3.       ต้องการเร้าให้ผู้รับคำสั่งเกิดความสนใจและตั้งใจในการปฏิบัติ

4.       เพื่อกระตุ้นให้ผู้รับคำสั่งลงมือทำงานให้รวดเร็วกระฉับกระเฉงขึ้น

5.       เป็นงานที่มีรายละเอียดปลีกย่อย ซึ่งต้องให้โอกาสผู้รับคำสั่งถาม

6.       เป็นงานที่จะต้องพูดอธิบายจึงจะเข้าใจชัดเจน

7.       ต้องการอธิบายหรือชี้แจงคำสั่งที่เป็นหนังสือให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

8.       ต้องการให้ความช่วยเหลือในเรื่องความเข้าใจต่องานที่จะต้องทำ

9.       ไม่มีรายละเอียดมากและไม่ซับซ้อนหรือมีเรื่องที่จะต้องจดจำมาก

10.    เป็นเรื่องที่สำคัญน้อยและสั่งงานแก่คนจำนวนน้อย

ข้อบกพร่องที่อาจเกิดจากการสั่งงานที่ใช้วาจา

l    ผู้สั่งพูดไม่ชัดเจน

l    ใช้คำสั่งในภาษาที่ไม่คุ้นเคย

l    ด่วนสรุปคิดว่าผู้รับคำสั่งเข้าใจดีแล้ว

l    พูดเรื่องโน้นที เรื่องนี้ที ไม่เป็นลำดับ

l    พูดยาวเกินไปในแต่ละเรื่อง

l    ไม่ถูกกาลเทศะ ทำให้ขาดความสนใจ

l    ใช้ศัพท์วิชาการมากเกินความจำเป็น

ข้อพึงปฏิบัติในการสั่งงาน

l    สั่งด้วยท่าทางสุภาพ สีหน้าปกติ

l    สั่งโดยใช้น้ำเสียงดังชัดเจน

l    สั่งในลักษณะให้เกียรติผู้รับคำสั่ง

l    สั่งอย่างเป็นระบบที่มีขั้นตอนเป็นลำดับ

l    สั่งอย่างเข้าใจเรื่องที่สั่ง

l    สั่งพร้อมทั้งสังเกตปฏิกิริยาของผู้รับคำสั่งว่าเป็นอย่างไร

l    สั่งโดยเปิดโอกาสให้ผู้รับคำสั่งซักถามความสงสัยได้

l    สั่งโดยเน้นจุดสำคัญให้ทราบ

ข้อพึงละเว้นในการสั่งงาน

l    อย่าแสดงท่าทางอันไม่เหมาะสม เช่น       ท้าวสะเอว ชี้นิ้ว เป็นต้น

l    อย่าสั่งในขณะที่มีอารมณ์รุนแรงหรือขณะโกรธ

l    อย่าสั่งแบบใช้อำนาจขมขู่

l    อย่าสั่งเสียงห้วนหรือกระโชกโฮกฮาก

l    อย่าสั่งครั้งละหลายเรื่องโดยไม่แยกให้เป็นเรื่องๆ

l    อย่าสั่งโดยใช้คำพูดดูถูกความสามารถ

l    อย่าสั่งซ้ำๆ ซากๆโดยพูดย้ำแล้วย้ำอีกจนดูเป็นการไม่ไว้วางใจ

l    อย่าสั่งโดยกำหนดขั้นตอนมากเกินความจำเป็น

 

 

                                         -------------------------------------------------------------------------